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PROCEDURA DI WHISTLEBLOWING

1. CONTESTO DI RIFERIMENTO

Il “whistleblowing” è la segnalazione compiuta da un soggetto che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di un illecito, ovvero di un rischio o di una situazione di pericolo che possa arrecare danno all’azienda/ente per cui lavora, nonché a clienti, colleghi, cittadini e qualunque altra categoria di soggetti.

Laterlite S.p.A. (di seguito anche “la Società”), sensibile alle tematiche etiche e di corretta condotta del proprio business, ha implementato un sistema interno di segnalazione delle violazioni per consentire ai soggetti individuati dalla legge di segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, ivi incluse le violazioni del Codice Etico ovvero del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.lgs. 231/2001.

In applicazione della Direttiva (UE) 2019/1937, il Legislatore ha approvato il D.lgs. 24/2023 (c.d. “Legge sul whistleblowing”) con cui sono stati definiti, tra gli altri:

  • i soggetti che possono attivare una segnalazione;
  • gli atti o i fatti che possono essere oggetto di segnalazione, nonché i requisiti che le segnalazioni devono prevedere per poter essere prese in considerazione;
  • la necessità della presenza di uno o più canali (con modalità informatiche) che consentano ai soggetti segnalanti di presentare le segnalazioni garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque   menzionata   nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
  • il processo di istruttoria da attivarsi in seguito alla ricezione della segnalazione;
  • la garanzia della riservatezza e della protezione del soggetto che effettua la segnalazione e del soggetto eventualmente segnalato e dei dati contenuti nella segnalazione;
  • il divieto di ritorsioni ed il divieto di discriminazione nei confronti del soggetto segnalante;
  • la necessità di sentire le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all’articolo 51 del D.lgs. 81/2015 prima di attivare i predetti canali di segnalazione;
  • le condizioni per l’effettuazione di una segnalazione esterna;
  • la previsione di sanzioni disciplinari per coloro che effettuano – con dolo o colpa grave – segnalazioni infondate.

 

2. SOGGETTI

Le segnalazioni possono essere inviate dai soggetti espressamente individuati da D.lgs. 24/2023, ovvero:

  • Lavoratori della Società, ivi compresi i lavoratori con contratto di lavoro subordinato a tempo parziale, intermittente, tempo determinato, apprendistato, lavoro accessorio, nonché i lavoratori che svolgono prestazioni occasionali, oltre che i lavoratori in somministrazione, i tirocinanti ed i volontari.
  • Lavoratori autonomi, liberi professionisti, collaboratori e consulenti che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società.
  • Fornitori: lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa fornendo beni o servizi o realizzando opere in favore della Società.
  • Azionisti, da intendersi come le persone fisiche che detengono azioni societarie.
  • Persone che, anche di fatto, esercitano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società.

Tutti i soggetti sopra elencati possono effettuare le segnalazioni quando il rapporto giuridico:

  • è in essere,
  • non è ancora iniziato, se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali,
  • successivamente allo scioglimento dello stesso, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso delle attività lavorative, ovvero durante il periodo di prova.

Inoltre, le misure di tutela previste e descritte al successivo Capitolo 7 sono estese anche ai seguenti soggetti:

  • facilitatori, ossia le persone che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, prestandogli consulenza e sostegno, e che operano all’interno del medesimo contesto lavorativo del segnalante;
  • persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado (persone legate da una rete di relazioni sorte in ragione del fatto che esse operano, o hanno operato in passato, nel medesimo ambiente lavorativo del segnalante);
  • colleghi di lavoro con rapporto abituale e corrente con il segnalante (soggetti che, al momento della segnalazione, lavorano con il segnalante e con lo stesso hanno un rapporto connotato da una continuità tale da determinare un rapporto di comunanza tra le parti);
  • enti di proprietà di chi segnala (enti di cui il soggetto segnalante è titolare in via esclusiva oppure in cui il soggetto detiene la compartecipazione maggioritaria);
  • enti per i quali il segnalante lavora (es. dipendente di un’impresa che effettua un servizio di fornitura per Laterlite S.p.A);
  • enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del soggetto segnalante (es. partnership tra imprese).
  1. OGGETTO

Rientrano nel campo di applicazione della presente procedura le segnalazioni che riguardano comportamenti, atti, omissioni, anche tentati, che possono comportare pregiudizio per la Società in quanto lesivi della sua integrità o dell’interesse pubblico, di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.

Ai sensi del D.lgs. 24/2023 l’oggetto della segnalazione può consistere sia in una azione (atto o comportamento) sia in una omissione, commesse nell’ambito dei seguenti settori:

  • gestione di appalti pubblici;
  • norme che regolano i servizi, i prodotti ed i mercati finanziari, nonché delle norme poste a prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
  • norme a tutela dell’ambiente;
  • norme poste a tutela della salute pubblica;
  • norme volte alla tutela della vita privata e protezione dei dati personali, nonché alla sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • norme poste a tutela del consumatore;
  • norme in materia di sicurezza e conformità dei prodotti e sicurezza dei trasporti, nonché sicurezza degli alimenti e dei mangimi e benessere degli animali;
  • norme in materia di radioprotezione e sicurezza nucleare;
  • norme in materia di concorrenza;
  • norme in materia di aiuti di Stato;
  • norme in materia di mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto ovvero la finalità della normativa applicabile in materia di imposta della società;
  • nonché condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni del Modello Organizzativo e di Gestione.

 

Al fine di circostanziare concretamente il perimetro di applicazione del presente documento si riportano alcuni esempi di fatti suscettibili di segnalazione:

  • violazioni di norme, interne ed esterne, che disciplinano l’attività della Società, ivi incluse quelle contenute nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo della Società, nonché i principi e le regole di comportamento contenuti nel Codice Etico;
  • comportamenti illeciti o fraudolenti, compiuti da dipendenti, membri degli Organi sociali o terzi (fornitori, consulenti, collaboratori) che possano determinare in modo diretto o indiretto, un danno economico-patrimoniale e/o di immagine per la Società;
  • l’eventuale commissione di reati da parte di dipendenti, membri degli Organi sociali o terzi (fornitori, consulenti, collaboratori) commessi in danno della Società o che possano ingenerare eventuali responsabilità della Società.

Al fine di consentire al Responsabile del Canale Interno/Gestore della Segnalazione (come meglio infra definito) un concreto vaglio iniziale delle segnalazioni per le quali è applicabile la presente procedura, si riporta qui di seguito un quadro sinottico di indirizzo

 

 

 

DISPOSIZIONE NORMATIVA

 

INTERPRETAZIONE

PERTINENZA CON LE ATTIVITA’ DI LATERLITE S.P.A

 

 

Condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/01 o violazioni del Modello

(art. 2, comma 1, lett. a), nr. 2)

Si tratta di un aspetto normativamente già considerato vigente il precedente assetto normativo.

Rientrano in tale gruppo di violazioni non solo la segnalazione relativa alla commissione da parte di un dipendente di un “reato presupposto” del D.lgs. 231/01, ma anche violazioni dei principi contenuti nel modello stesso che non necessariamente costituiscono reato.  Ad esempio:

·    violazioni dei principi e regole di comportamento contenuti nel Codice Etico;

·    violazione dei principi indicati nelle parti generali e speciali del Modello (es. non trasmissione dei flussi all’OdV / non tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo delle disposizioni aziendali interne).

·    violazione delle procedure operative indicate quali presidio delle attività sensibili.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Illeciti commessi nell’ambito della gestione di appalti pubblici

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 3)

In tal caso il nr. 3 dell’art. 2 collega la violazione a specifici atti nazionali o dell’Unione Europea, come elencati nell’allegato 1, parte 1, lett. a), ovvero:

·    norme procedurali per l’aggiudicazione di appalti pubblici e di concessioni, tra cui in termini generali il d.lgs. 50/2016;

·    norme procedurali per l’aggiudicazione di appalti nel settore della difesa e della sicurezza;

·    norme procedurali per l’aggiudicazione di appalti da parte di enti erogatori nei settori dell’acqua, energia, dei trasporti e dei servizi postali.

Conseguentemente diventa rilevante una qualsiasi violazione delle procedure per la stipula di un contratto di appalto e di concessione. Ad esempio:

·    mancata dichiarazione del rispetto dei requisiti previsti dagli artt. 94 e 95 D.lgs. 36/2023 per l’operatore economico che desidera partecipare ad una procedura di appalto;

·    mancato rispetto della procedura indicata dal D.lgs. 36/2023 sulla base dei requisiti stabiliti (es. procedura aperta, procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando etc.).

 

Considerato che Laterlite può fornire i propri prodotti ad imprese che operano per l’adempimento di obbligazioni contrattuali assunte con la P.A., questo genere di segnalazioni può essere astrattamente di interesse per Laterlite stessa

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Violazioni delle norme che regolano i servizi, i prodotti e i mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 3)

In tal caso il nr. 3 dell’art. 2 collega la violazione a specifici atti nazionali o dell’Unione Europea.

In particolare, l’allegato 1, parte 1, lett. b) individua delle norme che regolamentano la protezione dei consumatori e degli investitori nei mercati dei servizi finanziari e nei settori del credito, dell’investimento, delle pensioni professionali, dei titoli, dei fondi di investimento etc..

A titolo esemplificativo:

·    violazione della normativa relativa ai fondi di investimento alternativi (es. beni immateriali, capitale di rischio, criptovalute);

·    violazione della normativa relativa alla protezione dei consumatori che intendono stipulare dei contratti di credito immobiliare (es. mutuo o prestito), che riguarda gli intermediari del credito e, quindi, alle banche e intermediari finanziari;

·    violazioni della normativa relativa ai contratti derivati OTC e dei relativi obblighi (ad esempio, obblighi di segnalazione dei contratti derivati o compensazione centrale dei contratti derivati OTC). Si tratta di contratti stipulati fuori dai mercati regolamentati ed effettuati tra le parti contraenti, come ad esempio un contratto in cui le parti si scambiano a termine flussi finanziari, periodici o una tantum, che sono calcolati applicando uno schema definitivo;

·    violazioni della normativa riguardante conglomerati finanziari, ovvero gruppo di imprese che rispetta determinate condizioni (es. l’impresa madre è un’impresa regolamentata e controlla un’altra impresa del settore finanziaria e almeno una delle imprese del gruppo opera nel settore assicurativo).

 

Vista la specificità e tecnicità delle normative richiamate dal D.lgs. 24/23, che non riguardano in alcun modo l’attività svolta dalla Società, è basso il rischio che vengano ricevute segnalazioni in tale ambito.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Violazione delle norme in materia di sicurezza e conformità dei prodotti

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 3)

In tal caso il nr. 3 dell’art. 2 collega la violazione a specifici atti nazionali o dell’Unione Europea, tra cui rientra, ad esempio, il D.lgs. 206/2005 (Codice del Consumo).

Il Codice del Consumo, nella Parte IV relativa alla sicurezza e qualità dei prodotti immessi sul mercato individua degli obblighi in capo al produttore e distributore di prodotti. Tali disposizioni si riferiscono, però, all’immissione di articoli nel mercato non disciplinata da normative specifiche oppure agli aspetti di sicurezza non regolamentati dalle discipline di settore.

In termini generali, potrebbero, dunque, essere oggetto di violazione segnalabile tramite il canale whistleblowing:

·    l’immissione sul mercato di prodotto non sicuri;

·    mancata informazione al consumatore delle informazioni utili per la valutazione dei rischi derivanti dall’uso normale del prodotto;

·    mancato controllo a campione sui prodotti commercializzati.

 

Vista la specificità e tecnicità delle normative richiamate dal D.lgs. 24/23, che non riguardano l’attività svolta dalla Società che produce prodotti sottoposti a normative specifiche, è basso il rischio che vengano ricevute segnalazioni in tale ambito.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Violazione delle norme in materia di sicurezza dei trasporti

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 3)

In tal caso il nr. 3 dell’art. 2 collega la violazione a specifici atti nazionali o dell’Unione Europea, come, ad esempio, la sicurezza nelle ferrovie, nel settore dell’aviazione civile o nel settore stradale e marittimo

 

Vista la specificità e tecnicità delle normative richiamate dal D.lgs. 24/23, che non riguardano l’attività svolta dalla Società, è basso il rischio che vengano ricevute segnalazioni in tale ambito.

 

 

 

 

 

 

Violazione delle norme a tutela dell’ambiente

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 3)

In tal caso il nr. 3 dell’art. 2 collega la violazione a specifici atti nazionali o dell’Unione Europea, tra cui, anzitutto, il D.lgs. 152/06 (Testo Unico Ambientale).

Rientrano, quindi, nel campo di applicazione del d.lgs. 24/23 segnalazioni aventi ad oggetto:

·    erronea gestione dei rifiuti prodotti dalla Società;

·    fatti afferenti la “reputazione” dei fornitori ambientali di Laterlite S.p.A (trasportatori, smaltitori);

·    qualità dell’aria e dell’acqua;

·    contaminazioni di terreni di proprietà o presenza sugli stessi di rifiuti abbandonati da terzi (anche se sotto il profilo penale non si tratta di fatti imputabili alla Società).

 

 

 

 

 

 

Violazione delle norme in materia di radioprotezione e sicurezza nucleare

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 3)

In tal caso il nr. 3 dell’art. 2 collega la violazione a specifici atti nazionali o dell’Unione Europea, che riguardano settori molto specifici attinenti alla sfera dell’energia nucleare, quali, ad esempio:

·    sicurezza degli impianti nucleari;

·    tutela della popolazione relativamente alle sostanze radioattive;

·    gestione responsabile e sicura del combustibile nucleare esaurito e dei rifiuti radioattivi.

 

Vista la specificità e tecnicità delle normative richiamate dal D.lgs. 24/23, che non riguardano l’attività svolta dalla Società, è basso il rischio che vengano ricevute segnalazioni in tale ambito.

 

 

 

 

 

Violazione delle norme poste a tutela della sicurezza degli alimenti e dei mangimi, nonché della salute e benessere degli animali

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 3)

In tal caso il nr. 3 dell’art. 2 collega la violazione a specifici atti nazionali o dell’Unione Europea relativi a normative attinenti a settori circoscritti, quali, ad esempio:

·    i principi e i requisiti generali della legislazione alimentare e nel campo della sicurezza alimentare

·    violazioni relative all’obbligo di registrazione degli operatori, degli stabilimenti e degli animali;

·    violazioni relative al commercio, importazione, conservazione di animali della fauna selvatica ed esotica;

·    violazioni relative alle norme attinenti alla protezione degli animali negli allevamenti.

 

Vista la specificità e tecnicità delle normative richiamate dal D.lgs. 24/23, che non riguardano l’attività svolta dalla Società, è basso il rischio che vengano ricevute segnalazioni in tale ambito.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Violazione delle norme poste a tutela della salute pubblica

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 3)

In tal caso il nr. 3 dell’art. 2 collega la violazione a specifici atti nazionali o dell’Unione Europea, relativi a settori tassativamente individuati e molto tecnici e circoscritti, quali, ad esempio:

·    raccolta, controllo, lavorazione, conservazione e distribuzione del sangue umano e dei suoi componenti;

·    donazione, approvvigionamento, controllo, lavorazione, conservazione e distribuzione dei tessuti e cellule umani;

·    istruzione della rete nazionale delle malattie rare e di esenzione della partecipazione al costo delle prestazioni sanitarie;

·    medicinali veterinari.

 

Vista la specificità e tecnicità delle normative richiamate dal D.lgs. 24/23, che non riguardano in alcun modo l’attività svolta dalla Società, è basso il rischio che vengano ricevute segnalazioni in tale ambito.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Violazione delle norme poste a tutela del consumatore

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 3)

In tal caso il nr. 3 dell’art. 2 collega la violazione a specifici atti nazionali o dell’Unione Europea, tra cui, tra gli altri, il Codice di Consumo e il D.lgs. 173/2021 relativo a contratti di fornitura di contenuto digitale e servizi digitali.

Quindi, possiamo ipotizzare:

·    introduzione nel contratto di clausole vessatorie;

·    informazioni non adeguate alla tecnica di comunicazione o non chiare e comprensibili;

·    mancata informazione del consumatore sugli aggiornamenti disponibili e necessari per mantenere la conformità.

 

Vista la specificità e tecnicità delle normative richiamate dal D.lgs. 24/23, che non riguardano l’attività svolta dalla Società, è basso il rischio che vengano ricevute segnalazioni in tale ambito.

 

 

 

 

 

Violazione delle norme volte alla tutela della vita privata e protezione dei dati personali, nonché alla sicurezza delle reti e dei sistemi informativi

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 3)

In tal caso il nr. 3 dell’art. 2 collega la violazione a specifici atti nazionali o dell’Unione Europea, tra cui vengono richiamati il Codice della Privacy e il GDPR, attuato nell’ordinamento con il D.lgs. 101/2018.

Rientrano, quindi, nel campo di applicazione del d.lgs. 24/23 segnalazioni aventi ad oggetto:

·    mancata informativa;

·    mancato aggiornamento del registro dei trattamenti;

·    mancata richiesta del consenso ai soggetti di cui si trattano i dati;

·    utilizzo di videosorveglianza in assenza dei requisiti previsti (es. doppia informativa).

 

Rientrano, anche, eventuali segnalazioni inerenti la mancata implementazione degli aspetti riguardanti la riservatezza e la tutela dei dati personali in caso di segnalazione whistleblowing.

 

 

 

 

 

 

Violazione che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea di cui all’art. 325 TFUE

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 4)

Come noto, l’art. 325 TFUE dispone che gli Stati membri debbano adottare misure di lotta contro la frode, che lede gli interessi finanziari dell’Unione Europea. Ciò significa, quindi, che all’interno degli ordinamenti nazionali sono punite le condotte volte alla distrazione di gettiti fiscali o di fondi comunitari.

A titolo esemplificativo, possono rientrare nell’ambito in questione:

·    le frodi che ledono gli interessi finanziari dell’UE, che possono derivare dalla presentazione di dichiarazioni o documenti falsi da cui consegua l’appropriazione indebita di un fondo o di un bene proveniente dall’Unione Europea oppure la dichiarazione inesatta relativa all’IVA per dissimulare un mancato pagamento;

·    le attività corruttive in cui siano coinvolti funzionari europei o nazionali;

·    qualsiasi attività illegale connessa alle spese dell’Unione Europea, quale l’utilizzo irregolare di fondi dell’Unione Europea destinati a progetti determinati.

 

 

 

Violazione delle norme in materia di mercato interno, comprese violazioni delle norme in materia di concorrenza e di aiuti di stato e violazioni connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto ovvero la finalità della normativa applicabile in materia di imposta della società

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 5)

 

Le violazioni della normativa in materia di mercato interno riguardano, come indicato dal d.lgs. 24/23:

·    normativa attinente alla concorrenza;

·    normativa attinente agli aiuti di stato;

·    normativa in materia tributaria e fiscale.

Quindi, tale violazioni si potrebbe configurare, a titolo esemplificativo:

in atti di concorrenza sleale, come l’utilizzo di nomi o segni distintivi idonei a creare confusione con quelli già adottati da altri oppure nella diffusione di notizie e apprezzamenti sui prodotti e sull’attività del concorrente idonei a determinare un discredito.

Tali atti sono idonei a configurare un illecito di natura civile e, quando compiuti con minaccia o violenza, di natura penale.

Nel mancato pagamento delle imposte, per cui si applicano sanzioni amministrative, oppure nelle dichiarazioni fiscale fraudolente e infedeli.

Tali ultimi comportamenti sono astrattamente idonei configurare illeciti di natura penale, i quali sono, altresì, reati presupposto del D.lgs. 231/2001.

 

 

 

 

 

 

Illeciti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’UE nei settori sopra indicati

(art. 2, comma 1, lett. a), n. 6)

All’interno di tale ambito vanno ricondotte, ad esempio le pratiche abusive, quali definite dalla Corte di Giustizia dell’Unione Europea. A titolo esemplificativo si può pensare ad un’impresa che opera sul mercato in una posizione dominante. Anche se non è espressamente vietato che un’impresa possa conquistare tale condizione, si rischia che con il comportamento dell’impresa venga pregiudicata la libera concorrenza effettiva e leale nel mercato interno tramite il ricorso a pratiche abusive, quali ad esempio, l’adozione di prezzi predatori o vendite abbinate). In questa ipotesi, dunque, si vanificherebbe l’obiettivo dell’Unione Europea rispetto alla tutela della libera concorrenza.

 

 

 

 

 

3.1. Esclusioni

Sono escluse dalle segnalazioni di interesse ai sensi della normativa in materia di whistleblowing – che, quindi, non saranno gestite secondo quanto previsto dal presente documento – quelle di seguito indicate:

  • contestazioni o rivendicazioni o richieste aventi ad oggetto questioni interpersonali. Le doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, dovranno continuare ad essere inviate alle Risorse Umane;
  • reclami connessi a disservizi o problematiche relative alle prestazioni svolte dalla Società, che non incidano sulla qualità del prodotto (in termini di sua sicurezza;
  • le mere voci o il “sentito dire”.

3.2. Contenuto delle segnalazioni

La Società può prendere in considerazione anche segnalazioni anonime, ove queste si presentino adeguatamente circostanziate, e rese con dovizia di particolari, cioè tali da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es.: prove documentali, indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.).

La segnalazione – anche quella non anonima – deve essere circostanziata e avere un grado di completezza ed esaustività più ampia possibile.

Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, quali:

  • una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
  • le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
  • gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
  • l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  • ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Affinché una segnalazione sia circostanziata, tali requisiti non devono necessariamente essere rispettati contemporaneamente, in considerazione del fatto che il segnalante potrebbe non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste.

 

  1. CANALI DI SEGNALAZIONE

Le segnalazioni possono essere effettuate

  • per iscritto attraverso il Portale canale di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante, in ossequio alla normativa (di seguito, il “Portale”/il “Software”), con la possibilità di caricare documenti e contenuti video
  • oralmente, con incontro diretto con il Responsabile del Canale Interno/Gestore della Segnalazione, da richiedere all’interno del campo “descrizione della segnalazione” del Portale. Il contenuto dell’incontro verrà riportato in un verbale redatto dal Responsabile del Canale Interno/Gestore della Segnalazione e sottoscritto dal segnalante a conferma della correttezza di quanto riportato.

Attraverso il canale informatico – e, quindi, tramite il Software – il segnalante verrà guidato in ogni fase della segnalazione e gli verranno richiesti, al fine di circostanziare al meglio la stessa, una serie di campi da compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti al precedente Paragrafo 3.2.

  1. IL RESPONSABILE DEL CANALE INTERNO/ GESTORE DELLA SEGNALAZIONE

Il soggetto competente alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni, e, quindi, il “Responsabile del canale interno” / “Gestore della Segnalazione”  è individuato in un organismo collegiale composto da un professionista esterno alla Società ed un esponente della Direzione Risorse Umane.

Qualora la Segnalazione dovesse riguardare uno dei due componenti, la stessa sarà gestita dal componente non coinvolto.

Nella gestione delle attività operative il Gestore della Segnalazione può avvalersi del supporto di risorse interne specificamente autorizzate mediante apposita comunicazione data per iscritto; inoltre, nello svolgimento dell’istruttoria, Il Gestore della segnalazione può essere supportato dalle strutture organizzative aziendali di volta in volta competenti ovvero da professionisti esterni allo scopo incaricati.

Nel caso in cui una segnalazione venga inviata attraverso canali diversi da quelli sopra elencati, il soggetto che riceve tale segnalazione dovrà:

  • trasmetterla – utilizzando il canale interno sopra descritto – al Gestore immediatamente e, comunque, entro e non oltre 7 giorni dal ricevimento della stessa,
  • contestualmente dare al segnalante notizia di tale trasmissione, ove possibile.
  1. GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Una volta ricevuta la segnalazione, secondo il canale previsto nella presente procedura, la gestione della stessa è articolata in quattro fasi:

  1. protocollazione e custodia;
  2. istruttoria;
  3. investigazione e comunicazione dell’esito.

    6.1 Protocollazione e custodia

Il Portale prevede una protocollazione completa e riservata in conformità con la normativa di riferimento.

  1. Istruttoria

L’istruttoria preliminare ha lo scopo di verificare la fondatezza della segnalazione ricevuta.

Il Gestore della segnalazione, ricevuta la segnalazione, la valuta e verifica l’eventuale urgenza e/o la necessita di un tempestivo intervento. 

Anzitutto, il Gestore della Segnalazione verifica:

  • l’ammissibilità della segnalazione, ovvero se la stessa rientra nell’ambito oggettivo del D.lgs. 24/23
  • se la genericità del contenuto della stessa non consente di comprenderne i fatti.

Se una delle due ipotesi sopra elencate trova riscontro concreto, il Gestore archivia la segnalazione, indicandone la motivazione, e ne dà comunicazione al segnalante, ove non anonimo, eventualmente instradandolo alle Funzioni Aziendali Competenti per procedere nella sede opportuna.

Qualora la segnalazione appaia pertinente con le previsioni del D.lgs. 24/23 e circostanziata – con elementi di fatto precisi e concordanti – si procede con le fasi dell’istruttoria.

  1. Istruttoria e comunicazione dell’esito

L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del segnalante e sull’oggetto della segnalazione.

L’istruttoria ha lo scopo principale di verificare la veridicità delle informazioni sottoposte ad indagine, fornendo una descrizione puntuale dei fatti accertati, attraverso procedure di audit e tecniche investigative obiettive.

In particolare, Il Gestore della Segnalazione o il singolo Componente incaricato avvia la fase di indagine e, a tal fine, può:

  • richiedere chiarimenti e integrazioni al Segnalante, se non anonimo;
  • richiedere chiarimenti a eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione con l’adozione delle necessarie cautele (es. quando non è correttamente precisato nella segnalazione l’identità del segnalante, oppure quando la segnalazione non è correttamente circostanziata);
  • acquisire documenti interni all’Azienda;
  • procedere all’audizione di altri esponenti aziendali che, sulla scorta del contenuto della segnalazione, potrebbero essere informati dei fatti oggetto della segnalazione stessa;
  • avvalersi, nel caso in cui la segnalazione lo renda necessario, di consulenti esterni specializzati nello svolgimento di attività investigativa ovvero esperti nelle materie giuridiche specialistiche connesse all’oggetto della segnalazione;
  • procedere all’audizione del segnalato qualora ciò non pregiudichi lo svolgimento delle attività e le tutele garantite al segnalante ai sensi del successivo Capitolo 7.

Per ogni audizione deve essere redatto apposito verbale sottoscritto da tutti coloro che hanno partecipato all’audizione (ivi compreso il soggetto dichiarante).

Entro 3 mesi dal riscontro fornito al segnalante circa la ricezione della sua segnalazione, il Gestore della Segnalazione termina le attività investigative e comunica l’esito delle stesse al segnalante.

Qualora la segnalazione sia di particolare complessità, le attività investigative proseguono, ma di ciò (sempre nel medesimo termine pari a 3 mesi che decorrono dal giorno in cui è stato dato riscontro al segnalante circa la ricezione della sua segnalazione) viene informato il segnalante.

Come sopra detto, il riscontro è fornito anche nel caso in cui la segnalazione non rientri nell’ambito oggettivo del D.lgs. 24/23.

Al termine delle verifiche, Il Gestore della Segnalazione:

  • archivia la segnalazione in caso di infondatezza della stessa;
  • se non ritiene che vi siano i presupposti per l’archiviazione della segnalazione:
  • informa il Consiglio di Amministrazione e l’Organismo di Vigilanza dell’esito dell’accertamento, al fine dell’adozione dei provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari alla tutela dell’Azienda, ivi compresa la denuncia alle Autorità competenti;
  • comunica l’esito dell’accertamento al Management della Società, affinché provveda ad attuare le azioni di miglioramento eventualmente individuate, nonché per l’avvio dei provvedimenti gestionali di competenza, incluso, sussistendone i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare.
  1. Archiviazione

Al fine di garantire la tracciabilità, la riservatezza, la conservazione e la reperibilità dei dati durante tutto il procedimento, i documenti sono conservati e archiviati in formato digitale, tramite il Software.

Tutta la documentazione sarà conservata, salvi gli ulteriori termini di legge nei casi espressamente previsti, per 5 anni dalla data di chiusura delle attività.

  1. TUTELE

Le forme di tutela di seguito elencate sono accordate ai Segnalanti ed agli altri soggetti indicati nel precedente Capitolo 2, a condizione che gli stessi

  • abbiano effettuato la segnalazione in buona fede, segnalando fatti veri e avendo fondato motivo di ritenere che la circostanza oggetto della segnalazione stessa fosse veritiera (es. il segnalante deve aver specificato le circostanze di tempo e luogo e descritto in modo specifico il fatto, il segnalante non deve aver consapevolmente segnalato informazioni errate o palesemente prive di fondamento) e che le stesse rientrassero nell’ambito oggettivo della segnalazione;
  • il segnalante ha rispettato la procedura prevista dal presente documento aziendale.

Le tutele descritte al presente Capitolo non si applicano quando sia stata accertata con sentenza (anche di primo grado) la responsabilità del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o per gli stessi reati connessi alla denuncia o la responsabilità civile del segnalante per aver riferito informazioni false intenzionalmente con dolo o colpa. In queste ipotesi, possono applicarsi, inoltre, sanzione disciplinari.

7.1. Riservatezza

Ad eccezione delle “Esclusioni” previste al successivo Paragrafo 7.5, l’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto conseguente alla segnalazione.

L’utilizzo del Software garantisce la completa riservatezza del segnalante, in quanto solo il Gestore della Segnalazione può accedere alla segnalazione e la segnalazione è indicata con uno specifico ID utilizzato in tutti i documenti e comunicazioni ufficiali nel corso dell’attività istruttoria.

Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare instaurato a carico del segnalato:

  • se i fatti addebitati sono fondati su accertamenti distinti ed ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, l’identità del soggetto segnalante non potrà essere rivelata;
  • se i fatti addebitati sono fondati in tutto o in parte sulla segnalazione, l’identità del segnalante può essere rivelata al/ai soggetto/i coinvolto/i dalla segnalazione stessa, ove ricorrano contemporaneamente due requisiti:
  • il consenso del soggetto segnalante;
  • la comprovata necessità da parte del segnalato di conoscere il nominativo del segnalante ai fini di un pieno esercizio del diritto di difesa.

Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del Segnalante e le ulteriori informazioni relative alla segnalazione ricevuta non possono può essere condivise, senza il consenso del segnalante, con soggetti diversi dal Gestore della Segnalazione e dalle strutture coinvolte nell’istruttoria delle segnalazioni.

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare avviato nei confronti del segnalato, l’identità del segnalante può essere rivelata, previo consenso espresso del Segnalante, alla funzione competente per i provvedimenti disciplinari allorquando la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato.

In tali ipotesi, è dato avviso al Segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

In ogni caso, restano ferme le responsabilità del segnalante qualora la segnalazione sia stata effettuata in mala fede e, quindi, sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi delle disposizioni del Codice penale o dell’art. 2043 del Codice civile. Qualora sia accertata dall’Organismo di Vigilanza la mala fede del segnalante, la tutela della riservatezza viene meno e il segnalato viene informato dell’identità del segnalante, al fine di accordargli il diritto di sporgere querela per calunnia o diffamazione.

7.2. Tutela da ritorsioni

Nei confronti del segnalante e degli altri soggetti indicati al Capitolo 2 non è consentita né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria.

A titolo esemplificativo sono considerate ritorsioni:

  • il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
  • la retrocessione di grado o mancata promozione;
  • il mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
  • sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
  • note di demerito o referenze negative;
  • adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
  • coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
  • discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;
  • mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
  • mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
  • danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
  • inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
  • conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
  • annullamento di una licenza o di un permesso;
  • richiesta di sottoposizione ad accertamento medico.

I soggetti tutelati che ritengono di aver subito una ritorsione possono comunicarlo all’ANAC.

Se si tratta di una ritorsione tentata o minacciata, il segnalante deve fornire elementi da cui si possa desumere l’effettiva sussistenza della minaccia. In caso di allegazione di fatti da parte del segnalante, è onere del soggetto che ha tentato o minacciato la ritorsione dimostrare che i fatti allegati sono estranei alla segnalazione effettuata.

Se nei procedimenti giudiziari o amministrativi o controversie stragiudiziali oppure domanda risarcitoria presentata all’Autorità Giudiziaria il segnalante dimostra di aver effettuato una segnalazione e di aver subito una ritorsione, il soggetto che ha posto in essere tali condotte deve dimostrare il contrario (dimostrare che l’azione intrapresa non ha nessun collegamento con la segnalazione).

L’inversione dell’onere della prova non si applica ai soggetti diversi dai segnalanti (es. facilitatori, ente di proprietà del segnalante etc.).

7.3. Le misure di sostegno

Il segnalante ha la possibilità di rivolgersi per la migliore effettuazione della segnalazione agli enti del Terzo settore (il cui elenco è reperibile al sito internet dell’ANAC), i quali prestano assistenza e consulenza a titolo gratuito:

  • sulle modalità di segnalazione;
  • sulla protezione dalle ritorsioni riconosciuta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione Europea;
  • sui diritti della persona coinvolta;
  • sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

7.4. Limitazioni di responsabilità

Il segnalante non incorre in alcun tipo di responsabilità civile, penale, amministrativa o disciplinare quando diffonde informazioni coperte dall’obbligo di segretezza, rispetto a:

  • rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio (art. 326 c.p.);
  • rivelazione del segreto professionale (art. 622 c.p.);
  • rivelazione dei segreti scientifici e industriali (art. 623 c.p.);
  • violazione del dovere di fedeltà e di lealtà (art. 2105 c.p.);
  • violazione delle disposizioni relative alla tutela del diritto d’autore;
  • violazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali;
  • rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta.

La limitazione di responsabilità si applica anche per comportamenti, atti o omissioni poste in essere dall’ente o dalla persona se collegati alla segnalazione e strettamente necessari a rivelare la violazione (non superfluo).

L’esenzione da responsabilità opera solo se sussistono alcune condizioni, quali:

  • l’acquisizione delle informazioni o l’accesso ai documenti è avvenuto in modo lecito (es. il segnalante ha fatto le copie di atti/accede alla e-mail di un altro collega con il suo consenso);
  • al momento della segnalazione il segnalante aveva fondati motivi per ritenere che le informazioni fossero necessarie per far scoprire la violazione (non è integrato il presupposto, ad esempio, in caso di fini vendicativi o opportunistici).
  • il segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni fossero vere e che rientrassero nell’oggetto delle segnalazioni, avendo altresì effettuato la segnalazione secondo le modalità previste dalla presente Procedura.

7.5. Esclusioni

Le misure e le tutele previste dal presente Capitolo, e sopra descritte, non si applicano a coloro i quali hanno effettuato la segnalazione in mala fede ovvero, quando, sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi delle disposizioni del Codice penale o dell’art. 2043 del Codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo).

 

7.6. Il trattamento dei dati personali

L’acquisizione e la gestione delle segnalazioni avvengono in conformità della normativa in tema di protezione dei dati personali.

La Società ha predisposto un’informativa specifica per il segnalante.

  1. IL CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNA

Il soggetto segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’ANAC al ricorrere di una delle seguenti condizioni:

  • il canale interno, anche se obbligatorio, non è attivo;
  • il canale interno attivato da Laterlite S.p.A non è conforme a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023 in riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni;
  • il segnalante ha effettuato una segnalazione tramite il canale interno attivato da Laterlite S.p.A, ma questa non ha avuto seguito (es. la segnalazione non è stata trattata nei termini fissati oppure non è stata intrapresa un’azione conseguente all’effettivo accertamento della violazione segnalata);
  • il segnalante ha fondati motivi di ritenere che alla segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio, le prove potrebbero essere occultate o distrutte); in tal caso il segnalante deve allegare circostanze ed informazioni concrete a sostegno di quanto dallo stesso affermato;
  • il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione interna potrebbe determinare il rischio di ritorsione (es. violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante); in tal caso il segnalante deve allegare circostanze ed informazioni concrete a sostegno di quanto dallo stesso affermato;
  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (es. violazione che richiede un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone).

In assenza di questi presupposti la segnalazione non viene gestita da ANAC e il soggetto non beneficia delle tutele indicate al Capitolo 7.

Il canale di segnalazione esterna non può essere utilizzato in caso di violazione rilevante ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e del Modello organizzativo.

  1. LA DIVULGAZIONE PUBBLICA

Il soggetto segnalante può effettuare la segnalazione mediante divulgazione pubblica, rendendo di pubblico dominio le informazioni (es. stampa o social network) solo se il segnalante:

  • ha effettuato una segnalazione interna ed una segnalazione esterna all’ANAC e nessuna delle due segnalazioni ha ricevuto riscontro entro i termini stabiliti;
  • ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e questa non ha ricevuto riscontro entro i termini stabiliti;
  • ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (es. situazione di emergenza o rischio di danno irreversibile);
  • ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito (es. le prove potrebbero essere occultate o distrutte oppure chi ha ricevuto le segnalazioni può essere colluso con l’autore o coinvolto).

Il segnalante deve allegare circostanze concrete e informazioni a sostegno di quanto affermato.

In assenza di questi presupposti il soggetto non beneficia delle tutele descritte al Capitolo 7.

Il canale di segnalazione esterna non può essere utilizzato in caso di violazione rilevante ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e del Modello organizzativo.

  1. DENUNCIA

Il segnalante può liberamente rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili, beneficiando delle tutele previste.

Rimane fermo l’obbligo per i soggetti che ricoprono la qualifica di pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio di denunciare alle competenti Autorità giudiziarie ai sensi degli artt. 361 e 362 c.p.p.

  1. SISTEMA SANZIONATORIO

Sono previste sanzioni in caso di mancato rispetto della presente Procedura.

In particolare, sono previste:

  • sanzioni disciplinari in capo al segnalante che abbia effettuato segnalazioni in malafede e che si rivelino infrondate, qualora venga accertata con sentenza (anche di primo grado) la sua responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o per gli stessi reati connessi alla denuncia oppure la sua responsabilità civile per aver riferito informazioni false intenzionalmente con dolo o colpa;
  • sanzioni a carico dell’Organismo di Vigilanza o dei soggetti preposti all’istruttoria in caso di violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto della segnalazione;
  • sanzione disciplinare in capo al segnalato nel caso in cui l’Organismo di Vigilanza, all’esito dell’istruttoria, accerti la fondatezza della segnalazione e venga avviato il procedimento disciplinare interno.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso, quali le segnalazioni opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, nonché ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto del whistleblowing.

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